Klantmail wordt dossier
Elke mail komt gewoon binnen en wordt door het team zelf gelezen en beantwoord, zoals altijd. Op de achtergrond leest AI mee en schrijft de kern bij in het klantdossier.
Uit de praktijk: Veka Media.
Veka Media is een webbureau dat websites, webshops en online marketing bouwt voor het mkb. Wij bouwden drie AI-workflows die werk uit handen nemen. Dit is hoe dat werkt, van knelpunt tot het scherm waarop het draait.
- per week minder uitzoekwerk
- 6 uur
- workflows draaien er inmiddels
- 3
Eén van hun workflows
bezig
Klant stuurt een mail met feedbacktrigger · komt automatisch binnen
AI leest de mail en vat de afspraken samen
model: allround, zoals Claude Sonnet
model: allround, zoals Claude SonnetSamenvatting bijgeschreven in het klantdossierwensen, feedback en afspraken bij elkaar
De mail zelf blijft gewoon in de inboxhet team leest en beantwoordt zoals altijd
De keten loopt vanzelf zodra de trigger afgaat.
Veel projecten, nog veel meer klantcontact.
Bij een webbureau gaat elk project gepaard met veel klantcontact: briefings, feedbackrondes, mails en belletjes. Bij Veka Media zat die informatie verspreid over mailboxen en losse notities.
Het gevolg laat zich raden. Bij elke vraag van een klant werd hetzelfde uitzoekwerk opnieuw gedaan: wat is er ook alweer afgesproken, in welke mail stond die feedback, wat wilde deze klant precies? Iedereen kon het antwoord vinden, maar niemand vond het snel.
In de scan kwam dit als grootste tijdvreter naar boven. Niet het beantwoorden van klantmail zelf, want dat wil het team juist zelf blijven doen, maar het bij elkaar zoeken van alles eromheen.
Wat we voor ze bouwden.
Uit de scan kwam een lijst met kansen. Drie daarvan zijn gebouwd en draaien inmiddels, elk met een eigen taak.
Kick-off wordt briefing
Zodra een klant bij de kick-off zijn wensen aanlevert, staat dat klaar als voorbereide briefing, met de belangrijkste informatie uit het dossier er al bij.
Financiën overzichtelijk
Facturen worden bijgehouden en het rekenwerk eromheen loopt op de achtergrond mee: wat er binnenkomt en uitgaat, wat opzij moet voor de belasting en wat een project onder de streep kost. Ook hier gaat er niets naar de klant toe, het is puur een intern overzicht.
Zo ziet dat eruit op hun scherm.
Hieronder staat de dossier-workflow zoals hij bij Veka Media draait, gebouwd in n8n. Stap voor stap gebeurt dit:
- 1
Een klant stuurt een mail. Dat is de trigger, er hoeft niemand iets te starten.
- 2
De workflow haalt het klantdossier erbij.
- 3
AI leest de mail en vat wensen, feedback en afspraken samen.
- 4
Het dossier wordt bijgewerkt. De mail zelf blijft gewoon in de inbox staan en het team beantwoordt hem zelf.
De AI draait volledig intern.
Dat was voor Veka Media een voorwaarde, en voor ons de normaalste zaak. Klantgegevens gaan nergens naartoe en er gaat geen bericht via AI naar klanten toe.
Alles blijft binnen hun eigen systemen.
Klanten merken er niets van: mails worden door het team zelf gelezen en beantwoord.
Wat AI bij jou oplevert hangt af van je eigen processen. Dat zoeken we eerst uit, voordat we iets bouwen.
En het draait nog steeds.
De samenwerking begon met een scan. Daar kwam een rapport uit met de plekken waar tijd te winnen viel, en waar niet. De klantdossiers stonden bovenaan, dus daar zijn we begonnen.
Inmiddels draaien er drie workflows en loopt de ondersteuning gewoon door. Loopt er iets vast of moet er iets anders, dan pakken wij het op. Veka Media hoeft er zelf geen techniek voor in huis te hebben.
“Prettig contact met Finn, hij snapte snel hoe ons bedrijf in elkaar zit. Het rapport was concreter dan verwacht en inmiddels draaien er drie workflows bij ons. Als er iets is, is het vaak dezelfde dag nog geregeld. Aanrader.”
Benieuwd wat er bij jou bovenaan staat?
Elke samenwerking begint met de gratis AI-scan: een gesprek, een onderzoek en een rapport met de plekken waar AI jouw bedrijf tijd kan opleveren. Daarna beslis jij.