Zo hield een webbureau zes uur per week over
Benieuwd waar AI jouw bedrijf tijd bespaart?
Vrijblijvend, en je hoeft niets voor te bereiden.
Wat er bij Veka Media gebeurde
Veka Media is een webbureau. Elk project bracht veel klantcontact met zich mee: briefings, feedbackrondes, mails en belletjes. Die informatie zat verspreid over mailboxen en losse notities, en werd bij elke vraag opnieuw bij elkaar gezocht.
We hebben drie workflows gebouwd die dat bijhouden. Klantmail komt gewoon binnen en wordt door het team zelf gelezen en beantwoord; op de achtergrond wordt het klantdossier bijgewerkt, zodat wensen, feedback en afspraken per klant op één plek staan. Voor een lopend project is in één oogopslag terug te zien wat er is afgesproken.
Het draait volledig binnen hun eigen systemen. Er gaat geen bericht automatisch naar een klant en klantgegevens gaan nergens naartoe.
- 6 uur
- per week minder uitzoekwerk
- 3
- workflows draaien er inmiddels
- 0
- berichten die zonder mens naar buiten gaan
“Prettig contact met Finn, hij snapte snel hoe ons bedrijf in elkaar zit. Het rapport was concreter dan verwacht en inmiddels draaien er drie workflows bij ons. Als er iets is, is het vaak dezelfde dag nog geregeld. Aanrader.”
Bij elk bedrijf ziet het er anders uit
Veka Media is één voorbeeld. We verkopen geen kant-en-klaar pakket dat je erbij koopt: we kijken eerst waar bij jou de tijd in gaat zitten en bouwen daarna iets dat op jouw manier van werken past. Meestal in de software die er al staat.
Werk dat elke week terugkomt
Dezelfde handelingen, dezelfde bestanden, steeds opnieuw. Daar zit vaak de meeste tijd in, en daar beginnen we dan ook meestal.
Informatie die verspreid staat
In mailboxen, mappen en losse notities. Wij brengen het samen, zodat niemand meer hoeft te zoeken naar wat er ook alweer is afgesproken.
Klantcontact en opvolging
Vragen die binnenkomen, offertes die blijven liggen. AI bereidt voor en zet klaar; wat naar buiten gaat, gaat langs een mens.
Systemen die niet met elkaar praten
Twee pakketten die allebei prima werken, maar niets van elkaar weten. Een koppeling scheelt het overtypen ertussenin.
Wat bij jou het meeste scheelt, weten we pas als we meekijken. Daarom begint het met een gesprek en niet met een voorstel.
Wanneer we zeggen dat je het niet moet doen
Niet elk proces wordt beter van AI. Dit zijn de gevallen waarin we dat gewoon zeggen, ook als we er dan geen klus aan overhouden.
Het gebeurt te weinig
Iets dat twee keer per maand een kwartier kost, verdient de bouw en het onderhoud nooit terug.
De regels liggen niet vast
Als niemand kan uitleggen wanneer iets wél en niet mag, valt er ook niets te automatiseren. Dan is het eerst een procesvraag.
Er staat te veel op het spel
Bij werk waar een fout direct geld of vertrouwen kost, laten we de beslissing bij een mens en automatiseren we hooguit de voorbereiding.
Je software laat het niet toe
Sommige pakketten geven geen toegang tot hun gegevens. Dan is een koppeling gewoon niet mogelijk en zeggen we dat meteen.
En als het toch tegenvalt?
We beginnen altijd met één proces. Dat is bewust: als het tegenvalt, valt het klein tegen. Je hebt dan één klus betaald en niet een traject van maanden.
Wat we bouwen draait op jouw eigen accounts. Stop je ermee, dan blijft het van jou en kun je het door iemand anders laten overnemen. Er zit geen abonnement omheen en geen opzegtermijn.
En het eerste gesprek en meekijken kosten je niets. Blijkt daar al uit dat er weinig te halen valt, dan hoor je dat en houdt het op.
Wat mensen ons meestal nog vragen
Staat jouw vraag er niet bij? Ga naar de contactpagina of bericht ons via WhatsApp.
Hoe lang duurt zoiets?
Dat hangt van de klus af. Eén koppeling is iets anders dan een proces dat door drie afdelingen loopt. Je hoort vooraf wat de planning is en je krijgt een vaste prijs.
Moet mijn team ergens aan wennen?
Zo min mogelijk. We bouwen in de software die er al staat, dus er komt geen nieuw systeem bij waar iedereen in moet leren werken.
Wie houdt het draaiend?
Jij, of wij. Beheer kun je afnemen, maar het hoeft niet: je kunt het ook zelf draaien of door je eigen ICT-partij laten doen.
Wat gebeurt er met onze gegevens?
Die blijven van jullie en gaan niet in een model dat op andermans data traint. We leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst.
Wij zijn geen technisch bedrijf, kan dit dan wel?
Juist wel. Onze klanten zijn bureaus, installateurs en administratiekantoren. Als je je eigen software kunt bedienen, kun je dit ook.
Benieuwd wat dit bij jou zou schelen?
Laat je mailadres achter, dan kijken we of er bij jou iets te halen valt.
Vrijblijvend, en je hoeft niets voor te bereiden.